Zelf ontslag nemen is meestal een opstap naar een nieuwe fase in je carrière. Misschien verkeer je daarom in een jubelstemming, maar besef dat je ontslagbrief niet het middel is om daar uiting aan te geven. Geef je nieuwe uitdaging gerust op als reden, maar blijf zakelijk. Overweeg je ontslag te nemen omdat je het niet meer ziet zitten of in een onoplosbaar arbeidsconflict verzeild bent geraakt? Zet dan eerst wat zaken voor jezelf op een rij. Een ontslagbrief schrijven vanuit een impuls of negatieve emotie is nooit verstandig.
Laten we uitgaan van een positieve reden voor een ontslagbrief. Je hebt gesolliciteerd op een nieuwe baan en bent aangenomen. Je nieuwe werkgever ziet je graag komen, hoe eerder hoe liever. Maar men begrijpt uiteraard dat je richting je bestaande werkgever aan een opzegtermijn bent gebonden. Daar dien je te allen tijde rekening mee te houden. Het is een belangrijk gegeven voor je ontslagbrief, want de opzegtermijn is bepalend voor de dag en datum waarop de bestaande arbeidsovereenkomst wat jou betreft wordt ontbonden.
Ontslagbrief schrijven niet verplicht maar wel aanbevelenswaardig
Er is één algemene uitzondering. In een proeftijd kan een arbeidsovereenkomst op elk gewenst moment door beide partijen worden beëindigd. Als werknemer ben je niet verplicht om je vrijwillige keuze voor ontslag schriftelijk aan te kondigen. Toch is een eenvoudige ontslagbrief schrijven ook in dit geval raadzaam, puur als bevestiging nadat je je werkgever mondeling hebt geïnformeerd. Je weet nooit of je elkaar nog eens nodig hebt. Een kort en vriendelijk bericht volstaat, met als vaste punten, naast de naam- en adresgegevens, datering, onderwerpregel en aanhef:
- aankondiging/bevestiging van beëindiging arbeidsovereenkomst;
- de functie die je uitoefent;
- de begindatum en duur van de proeftijd;
- de dag en datum waarop je er een punt achter wilt zetten;
- je naam en handtekening.
Het is niet nodig om aan te geven om welke reden je stopt, maar dat is wel zo beleefd. En wellicht steekt je werkgever er iets van op. Stem de toon van je ontslagbevestiging af op de sfeer waarin je met je werkgever omgaat. Het hoeft niet te formeel, maar schrijf ook niet te familiair. Bewaar altijd een kopie. Verzeker je er vooraf van of je proefperiode nog van kracht is!
Opzegtermijn als ijkpunt voor ontslagbrief
Bij een contract voor bepaalde tijd hoeft in de ontslag ook geen rekening te worden gehouden met een opzegtermijn, tenzij daar met de werkgever speciale afspraken over zijn gemaakt. Voor een nulurencontract geldt meestal een opzegtermijn van maximaal vier dagen. De wettelijke opzegtermijn voor werknemers met een contract voor onbepaalde tijd is meestal één maand. Sommige cao’s wijken hiervan af en het is altijd mogelijk om hier als werkgever en werknemer andere afspraken over te maken. Een belangrijke voorwaarde is dat die nooit uitvallen in het nadeel van de werknemer.
Waarom is de opzegtermijn zo’n belangrijke factor voor de ontslagbrief? Allereerst vanwege de datum van verzending. Stel, je wilt op 1 oktober je handen vrij hebben om aan je nieuwe baan te beginnen en je hebt een opzegtermijn van één maand. Dan moet je bestaande werkgever daar uiterlijk vóór 1 september schriftelijk van op de hoogte zijn gesteld. Het verdient aanbeveling om de wettelijke of overeengekomen duur van de opzegtermijn in de ontslagbrief te vermelden en exact aan te geven per welke datum de arbeidsovereenkomst wat jou betreft wordt ontbonden. Andere vermeldenswaardige punten bij een ontslagbrief schrijven zijn:
- een bij voorkeur positieve motivatie voor je opzegging;
- een korte uitleg over de wijze waarop je nog lopende werkzaamheden denkt af te handelen en/of over te dragen;
- een voorstel over de manier waarop je eventueel nog openstaande vakantiedagen ‘verrekend’ wilt zien (in mindering brengen op de opzegtermijn, bijvoorbeeld);
- een verzoek om tijdig een eindafrekening te maken, bijvoorbeeld voor het deel van een eindejaarsuitkering of bonussen waarop je nog recht meent te hebben;
- een verzoek om een getuigschrift en om de werkgever eventueel als referentie aan andere werkgevers op te geven;
- een vriendelijk bedankwoord voor de samenwerking en een woord van waardering voor de onderneming en het werkgeverschap.
Sta vooraf stil bij een eventueel concurrentiebeding
Nog iets om bij stil te staan voor je je ontslagbrief schrijft en indient: is er in je arbeidsovereenkomst iets afgesproken over een geheimhoudings- of concurrentiebeding? En weet je voor honderd procent zeker dat gemaakte en ondertekende afspraken niet botsen met je nieuwe baan? Dit geldt ook voor een relatiebeding, waarvan sprake is als je gaat werken bij een klant van het bedrijf waar je vertrekt. Het schenden van zulke afspraken kan een flinke boete opleveren en kan vervelende juridische touwtrekkerij veroorzaken. Bij twijfel is juridisch advies inwinnen raadzaam.
Samenvattend: let bij het schrijven en indienen van een ontslagbrief goed op de timing. Stem die af op het moment waarop je je handen vrij wilt hebben, met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn. Houd de brief kort, krachtig en feitelijk. Kies qua aanspreekvorm voor een toon die past bij jou, de bedrijfscultuur en de situatie. Uiteraard kun je in plaats van een ontslagbrief een ontslag e-mail sturen. Ook die is rechtsgeldig. Vraag wel om een ontvangstbevestiging. Het voordeel van een brief per post is dat je deze aangetekend kunt versturen. Dan heb je vanzelf een ontvangstbevestiging. Of dit wenselijk is hangt af van de verhoudingen.
Ontslagbrief schrijven? Eerst tot tien tellen
Let op! Een ontslagbrief schrijven vanuit een impuls of negatieve emoties is nooit raadzaam. Niet voor niets zegt het spreekwoord: je moet geen oude schoenen weggooien voor je nieuwe hebt. Wie op eigen initiatief ontslag neemt, heeft geen recht op een transitievergoeding noch op een WW-uitkering. Als je niet direct een nieuwe baan hebt, ben je volgens het arbeidsrecht verwijtbaar werkloos en draai je zelf op voor de gevolgen. Wil je om wat voor reden dan ook zo snel mogelijk onder je arbeidsovereenkomst uit zonder bestaande rechten te verspelen? Dan is het raadzaam om tot tien te tellen en juridisch advies in te winnen vóór je je ontslag indient.
